Dirección de Gestión de Proyectos y Recursos

Departamento de Seguimiento y Evaluación

Guía para Seguimiento y Evaluación de Proyectos

Enfoque: por resultados

 

Presentación:

A efecto de contar con un marco orientador y disponer de las herramientas necesarias, que actualmente son de un uso cotidiano, por parte de organismos nacionales e internacionales, para el seguimiento y la evaluación de los proyectos que desarrollan, tanto de aquellos llevados a cabo con recursos propios, como de los que llevan a cabo con financiamiento de fuentes externas; nos dimos a la tarea de recopilar y revisar información de diversos textos, de la red o bien por medio de entrevistas con agentes de experiencia en el campo del seguimiento y evaluación de proyectos.

Sobre el tema de interés, me resulto mas que ilustrativo el inicio del prólogo del Manual de Seguimiento y Evaluación, desarrollado por el PNUD, en que se manifiesta así: “La creciente demanda de eficacia en la cooperación para el desarrollo se basa fundamentalmente en que se ha tomado conciencia que no es suficiente producir “productos”. Los proyectos eficientes o bien administrados y sus productos perderían su relevancia si no lograra una mejora apreciable en las condiciones de desarrollo y en definitiva, en la vida de la gente...”; criterio sobre el impacto de los proyectos que, considero deben ser el norte para los procesos de S&E que, contribuirían hacia una buena gestión por resultados en el INTA, como organización comprometida con la sostenibilidad del Sector Agropecuario, en beneficio de la sociedad costarricense.

Por lo expuesto y, de previo a establecer nuestra propuesta, conviene dejar asentada la terminología y definiciones de conceptos que faciliten la comprensión de nuestra Guía, extraídos, principalmente, del Manual del PNUD y, en lo que hicimos un esfuerzo para adaptarlos a nuestro medio y requerimientos en este campo. Asimismo, cabe aclarar que, aunque sean sujetos de análisis, durante los procesos de S&E, debemos dar por descontado que, todas las etapas que conlleva el diseño y la elaboración del proyecto, fueron técnicamente concebidos y aprobados, en todos sus componentes.

Finalmente, es de esperar que, por la relevancia inherente, en materia de responsabilidades, en la función de seguimiento y evaluación de proyectos, particularmente, para un Instituto joven como es el caso del INTA; la Guía que se propone, sea de utilidad, tanto para la eficaz ejecución del proyecto, los oportunos ajustes y el alcance de los resultados esperados, así como para la optimización en el uso de los escasos recursos que, corrientemente, son aportados para ello.

I.- Propósitos, terminología y definiciones:

El objetivo general del seguimiento y la evaluación de proyectos / programas consiste en efectuar la medición y el análisis del desempeño, a fin de gestionar con mas eficacia los efectos y productos que son los resultados en la materia que interesa desarrollar. El desempeño se define como el progreso hacia el logro de resultados. El seguimiento y la evaluación ayudan a mejorar el desempeño y a conseguir resultados.

Espectro de influencia del seguimiento y evaluación, en el personal: el seguimiento y la evaluación de proyectos, ayudan al personal a extraer enseñanzas del pasado que contribuyen a tomar decisiones mas informadas, que a su vez resultan en un grado mayor de responsabilidad y compromiso del supervisor e interesados, mejorando su desempeño y propiciando que las actividades y procesos del proyecto puedan ajustarse o modificarse oportuna y constantemente.

Intervención del seguimiento y la evaluación: el seguimiento y la evaluación intervienen en dos niveles distintos pero estrechamente vinculados: uno centrado en los productos y servicios que surgen del procesamiento de los insumos en el curso del proyecto y, el otro nivel es aquel que se centra en los efectos de los proyectos, en la mejora de condiciones que se proponen aportar al grupo meta y a la sociedad.

El seguimiento, lo definen diversos autores, como una función continua cuyo principal objetivo es proporcionar a los directores, gerentes y a los principales interesados, en el contexto de una intervención (proyecto) en curso, indicaciones tempranas de progreso, o de falta de progreso, en el logro de resultados.

La evaluación es un ejercicio selectivo que intenta evaluar de manera sistemática y objetiva los progresos hacia un efecto y su realización. Es un ejercicio que implica análisis de alcance y profundidad diferentes, que se lleva a cabo en distintos momentos como respuesta a las necesidades cambiantes de conocimiento y aprendizaje durante el proceso de conseguir un determinado efecto.

Lógica interna del proyecto: esta lógica simple dice que las entradas o recursos se conjugan en tiempo y espacio, transformándose en actividades de gestión (puestas en practica), las que producen los resultados de desarrollo deseados, en la medida controlable en que se pueda ejercer el seguimiento, adecuada y oportunamente.

Presentación de informes: constituye una parte integrante del seguimiento y la evaluación que, consiste en la provisión sistemática y oportuna de información esencial a intervalos periódicos que, en nuestro caso y circunstancias, se remitirán al Departamento de Seguimiento y Evaluación de Proyectos, para la aprobación del caso.

Control, seguimiento y evaluación del proyecto: para ejercitar estos procesos, es fundamental el conocimiento de los distintos elementos que configuran la intervención (el proyecto), por parte del analista, evaluador o supervisor, en los que, además de la revisión y análisis de los documentos, de las visitas de verificación en campo y de las entrevistas con el grupo meta u otros agentes de interés, oportunamente, preparara los informes de S&E, para discusión, análisis y la oportuna toma de decisiones, por parte de los agentes competentes, beneficiarios y/o socios.

Informes del responsable del proyecto: sobre los extremos y alcances del proyecto, el responsable o coordinador del mismo, mostrara su compromiso y conocimiento acerca del proyecto, a través de una presentación de informes tanto de avance (periódicos), como final, en los que, haga valer dentro del contenido, su dominio sobre el Marco Lógico del proyecto, el cronograma de actividades, su presupuesto, la calidad de productos y resultados que se van obteniendo durante la vida del proyecto, tanto como de la necesaria interrelación que mantiene con el grupo meta y el entorno externo del proyecto.  

La retroalimentación: es un proceso mediante el cual se divulgan información y conocimientos que se utilizan para evaluar el progreso general hacia el logro de resultados o para confirmar estos. Puede consistir en hallazgos, conclusiones, recomendaciones y lecciones extraídas de la experiencia. Puede utilizarse para mejorar el desempeño y como base para la toma de decisiones y para fomentar el aprendizaje en una organización.

Lección aprendida: es un ejemplo ilustrativo, basado en la experiencia, que resulta aplicable a una situación general tanto como a una circunstancia especifica. Es el aprendizaje que proviene de la experiencia.

Condiciones de financiamiento y bloque de legalidad: las condiciones en que el organismo cooperante o donante dispone los recursos a favor del proyecto, deben considerarse durante todas las fases del mismo, enmarcadas dentro del bloque de legalidad (regidas por el principio de legalidad), tal y como procede en nuestro Estado de Derecho.

Recursos de cooperación internacional: en materia de disposición de recursos, provenientes de cooperación o donaciones internacionales, por el hecho de ingresar a las arcas publicas institucionales, estos son considerados como fondos públicos, puesto que, reforzando la tesis, van a ser administrados por funcionarios públicos, según criterio que ha venido reiterando la Contraloría General de la Republica.

Que es un resultado? Es un cambio medible producido por una relación de causa y efecto. Extendiéndonos en el tema, la definición de los resultados esperados debe darse con base en el análisis apropiado y realista de las distintas variables consideradas; por tanto, el seguimiento del progreso, deviene de indicadores apropiados, dados en función de dichos resultados y de los recursos utilizados.

Gestión basada en resultados: es un enfoque de gestión ejecutiva y administrativa, mediante el cual la organización se asegura que sus procesos, productos y servicios, contribuyen al logro de los resultados esperados, clara y previamente definidos, de manera realista, siguiendo el progreso hacia su logro, integrando las lecciones aprendidas en las decisiones en que resultaren aplicables y aportando los informes pertinentes acerca del desempeño.

El seguimiento de efectos: es un proceso continuo y sistemático de recolección y análisis de datos para medir el desempeño de las actividades del proyecto, dirigidas al logro de efectos en el entorno externo del proyecto.

La evaluación de efectos: abarca un conjunto de proyectos que guardan alguna relación y que buscan producir un determinado efecto. Estas evaluaciones analizan como y por que los efectos se consiguen o no en un entorno determinado.

II.- El seguimiento y evaluación en el marco de la gestión basada en resultados:

El énfasis creciente en los resultados esta produciendo cambios importantes en la concentración, el enfoque y la aplicación del seguimiento y la evaluación en las distintas organizaciones ejecutoras o desarrolladoras de proyectos y, en dichos cambios lo fundamental es la gestión basada en los resultados.

El seguimiento y la evaluación se centran en mejorar la efectividad de los proyectos desarrollados con recursos propios o de organismos cooperantes, estableciendo vinculaciones entre esos proyectos y los resultados pasados, presentes y futuros que guarden relación con estos. La información relevante que se obtiene de actividades y experiencias pasadas, nos servirán de base para ajustar, reorientar y planificar la programación de los proyectos; permitiéndonos mejorar la orientación hacia donde queremos ir, reivindicar progresos y lograr éxitos para, de esta forma, optimizar nuestros esfuerzos.

El proceso de seguimiento del progreso de las actividades del proyecto, debemos orientarlo hacia los efectos buscados y para ello, debemos seleccionar el enfoque apropiado para hacerlo. De la manera en que se lleve a cabo el seguimiento y la evaluación, dependerá la credibilidad de las conclusiones y los análisis que se hagan del proyecto. Para el seguimiento, se dispone de las siguientes normas mínimas o principios:

  1. El buen seguimiento se centra en resultados y en las acciones posteriores; trata de identificar lo que va bien y lo que no funciona, en términos de progreso hacia los resultados buscados, lo consigna en informes, hace recomendaciones y los complementa con decisiones y acciones, en este orden.
  2. El buen seguimiento depende en gran medida de un buen diseño del proyecto. El diseño de una cadena realista de efectos, productos y actividades tiene una especial importancia. El seguimiento no debe utilizarse para corregir problemas recurrentes que requieren soluciones permanentes.
  3. El buen seguimiento requiere de visitas regulares del personal encargado, al proyecto, donde centrara la atención en los resultados y las acciones posteriores para verificar y validar los progresos. Debiendo organizar reuniones para analizar avances, observar la situación general y analizar las áreas problemáticas.     
  4. Durante las visitas, se deberán documentar, los efectos y problemas a medida de que ocurren y no luego. El análisis regular de los informes de avance, anual o finales, constituye otra norma mínima para un buen seguimiento.      
  5. El seguimiento también se beneficia del uso de mecanismos participativos, a fin de asegurar compromiso, sentido de propiedad, continuación y retroalimentación sobre el desempeño. Esto es indispensable para el seguimiento de efectos cuando los avances no pueden realizarse sin tener conocimiento de lo que están haciendo los Beneficiarios y los Socios.        
  6. El buen seguimiento evalúa objetivamente el progreso y el desempeño sobre la base de criterios e indicadores claros.
  7. La generación de lecciones aprendidas ya sea durante la ejecución del proyecto o bien extraídas de proyectos “pasados”, aseguran el aprendizaje mediante todos los instrumentos de seguimiento, adapta estrategias acordes y evita repetir los errores del pasado.

La observancia e identificación del progreso hacia los resultados se constituye en el propósito del seguimiento. Tanto el supervisor como el responsable del proyecto, separadamente y en conjunto, deben analizar y realizar acciones relacionadas con las actividades y productos del proyecto, que contribuyan a los resultados perseguidos.

Los instrumentos de seguimiento más utilizados son los siguientes:

  • Informes de análisis, que implican obtener y analizar documentación del proyecto que provea información de los avances;
  • Validación, que presupone comprobar o verificar si el progreso que se informa es real;
  • Participación, que implica obtener retroalimentación de beneficiarios, socios e interesados sobre los progresos y acciones propuestas;
  • Misiones o visitas de campo, son un mecanismo de seguimiento en el que debe prestarse atención tanto al momento fijado para la visita, el propósito en términos de seguimiento y de lo que se trata de verificar para medir avances.

El contenido y formato de los informes periódicos deben contener los elementos mínimos que se requieren para analizar los resultados, los problemas principales y las acciones propuestas para solventarlos o minimizarlos.

El proceso de evaluación requiere invertir recursos, tiempo y reflexión. Se llevara a cabo una variedad de evaluaciones, dependiendo del propósito perseguido, de su alcance y fechas dentro del calendario establecido.

La orientación a resultados, enfatiza la participación de beneficiarios, socios e interesados (discrecionalmente), en todos los tipos de evaluación, aunque no estén directamente comprometidos con el efecto o resultado a considerar. Aunque dichas participaciones, presuponen incurrir en mas gastos; al involucrarlos estratégicamente, la evaluación participativa puede influenciar positivamente en el sentido de propiedad o pertenencia con respecto a los resultados de la evaluación y la sostenibilidad del proyecto.

El alcance de una evaluación de proyecto debe autodefinirse en el documento de proyecto. En la mayoría de los casos, el alcance de una evaluación de efecto será mas amplia que el de una evaluación de proyecto.

Los recursos requeridos para el seguimiento y la evaluación, son considerados dentro de las partidas correspondientes en el presupuesto del proyecto.

III.- El responsable de seguimiento y evaluación de proyectos: debe conocer a profundidad y en los extremos de interés, todas las dimensiones del proyecto:

  • Carta-Convenio suscrito conjuntamente por el INTA y la Organización Beneficiaria o bien por el INTA-Organismo Cooperante-Organización Beneficiaria, según sea el caso.
  • Informe del proyecto planteado a la Dirección Ejecutiva por la Dirección de Gestión de Proyectos y Recursos, sometido a consideración de la Junta Directiva del INTA, para su aprobación.
  • Acuerdo de Junta Directiva del INTA, donde se aprueba el proyecto y las condiciones para su financiamiento y ejecución.
  • Documento del proyecto y toda la información de respaldo presentada por la organización interesada, documentos de análisis y recomendaciones técnicas referidas al proyecto; debiendo prestar especial atención a los siguientes aspectos:

1. Objetivo general y específicos del proyecto

2. Plan de inversión y presupuesto a ejecutar

3. Cronograma de actividades del proyecto

4. Cronograma de desembolsos

5. Requisitos a cumplir para la realización de los desembolsos

6. Requisitos a cumplir durante la ejecución del proyecto

7. Flujos de caja del proyecto.

8. Validez de los indicadores.

  • Pólizas para el aseguramiento de bienes adquiridos o facilitados al proyecto.
  • Estados presupuestarios o financieros del proyecto y consolidado de la Organización Beneficiaria.
  • Cualquier modificación ulterior realizada mediante acuerdos de Junta Directiva del INTA, a adiciones u otros convenios suscritos entre las partes.

IV.- Compromisos a cumplir por parte de la Organización Beneficiaria: la organización Beneficiaria debe cumplir con los siguientes compromisos:

1.- Mantener actualizada la personería jurídica

2.- Mantener una contabilidad separada y actualizada, especifica para el proyecto.

3.- Presentar al Supervisor de S&E designado por el INTA, en cuanto este los requiera, los estados financieros del proyecto y consolidados de la Organización.

4.- Respetar y contribuir hacia el cumplimiento del plan de inversión del proyecto, tal y como fuere aprobado por la Junta Directiva del INTA. Cualquier cambio en el plan de inversión del proyecto, debe ser autorizado por escrito por la Administración Superior o por parte de la Junta Directiva del INTA, de estimarse del caso.

5.- Mantener los recursos en una cuenta bancaria exclusiva para el manejo de los fondos del proyecto, aportados por la Organización o por el organismo cooperante, acorde con los compromisos asumidos por las partes, al respecto.

6.- Velar porque las contrataciones y compras relacionadas con los proyectos, se realicen en apego a la normativa de contratación administrativa que rige en esta materia o acorde con los lineamientos dados al respecto por el Organismo Cooperante.

7.- Mantener asegurados los bienes adquiridos por el proyecto, aunque no figuren como garantía ante el INTA o el Organismo Cooperante de que trate.

8.- Presentar informes detallados sobre el uso de los recursos que se le hubieren entregado, acorde con el plan de inversión y el cronograma de actividades establecido.

9.- Suministrar la documentación de respaldo que el Supervisor de S&E de INTA designado al Proyecto, le solicitare para verificar lo actuado.

10.- Mantener actualizadas las garantías ofrecidas para el proyecto.

V.- Responsabilidades del encargado de S&E del INTA: son responsabilidades del Supervisor de seguimiento y evaluación, las siguientes:

1.- Velar por el debido cumplimiento de las cláusulas contractuales acordadas entre el INTA, la Organización Beneficiaria y el Organismo Cooperante, así como de cualesquiera otro compromiso adquirido por el Beneficiario.

2.- Gestionar ante las entidades institucionales que se estime pertinentes, la obtención del apoyo requerido por el proyecto.

3.- Gestionar en los casos en que ello resulte viable, la asesoría técnica y profesional de instituciones estatales competentes, por la materia o necesidades del proyecto, para obtener el respaldo requerido.

4.- Mantener y custodiar el expediente del proyecto con toda la documentación relacionada, para los fines del seguimiento y evaluación del mismo.

5.- Remitir al Departamento de Seguimiento y Evaluación de Proyectos, copia de la documentación generada, referente al proyecto, incluyendo los informes de seguimiento con la periodicidad establecida en cada caso, así como también de los informes especiales con recomendaciones para la toma de decisiones sobre acciones preventivas o correctivas necesarias para el buen desempeño del proyecto.

6.- Velar por el debido cumplimiento de objetivos y metas, actividades, indicadores y resultados del proyecto, tal y como fueran establecidos en el documento del mismo.

7.- Establecer los canales de comunicación abiertos, fluidos y oportunos que permitan una adecuada retroalimentación con la organización beneficiaria del proyecto, agentes del entorno externo y del organismo cooperante, si lo hubiere; para mejorar el desempeño del proyecto o al menos brindar elementos de juicio adicionales para evaluar el progreso hacia los resultados perseguidos.

8.- Velar porque los proyectos cuenten con todos los permisos requeridos para su debido funcionamiento al día: patentes, permisos de salud y gestión ambiental, inscripciones de marca, etiquetado de productos, permisos fito y zoosanitarios, códigos de barras, pólizas de seguros y cualesquiera otro.

9.- Proponer un eventual replanteamiento del proyecto, cuando por oportunidad y conveniencia se estimare necesario, en razón de que se haya operado un desajuste sustancial en el cumplimiento de las metas u objetivo propuesto y se estime inminente el incumplimiento de los compromisos adquiridos por el Beneficiario ante el INTA y/o el Organismo Cooperante.

Diseño de Formularios para el Seguimiento y  Evaluación, particularidades

Los formularios a utilizar, salvedad de la carátula de presentación de los Proyectos (anexa), serán particulares para cada intervención, en cuanto a su contenido, con el propósito de flexibilizar el uso de formas, en ajuste a las variables, en concordancia con las necesidades de cada Proyecto, con sus alcances y con la naturaleza misma del problema que se pretende resolver.

Caratula de presentación del proyecto:

 

Fecha: 

INFORMACIÓN GENERAL

  

Identificación o código del proyecto:

 

Nombre del proyecto:

 

Problema que se propone resolver:

 

Fecha de inicio:                                                         Fecha de fin:

 

BENEFICIARIOS DEL PROYECTO

 

Grupo meta:

 

Ubicación y localización:

  

FUENTES DE FINANCIAMIENTO

 

Organismo o entidad cooperante:

 

Monto aportado:

 

Organismos o entidades contraparte:

 

Monto aportado:

  

OBJETIVOS DEL PROYECTO

 

General:

 

Específicos: 1.-

                     2.-

                     3.-

                     4.-

                     5.-

                     6.-

  

COORDINACIÓN DEL PROYECTO:                      SUPERVISIÓN S&E

 

 

Responsable:                                                                   Encargado:

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